必要ないなら呼ばないで!社会的手抜き(リンゲルマン効果)と理想の会議と無駄な会議

必要ないなら呼ばないで!社会的手抜き(リンゲルマン効果)と理想の会議と無駄な会議

何かの会議に出たけどこう思ったことありませんか?

  • 「自分必要だった?」
  • 「私出る意味あった?」
  • 「何も言う場面なかったけど」
  • 「こんな会議二度と出たくない」
  • 「出るだけ時間の無駄だったな」

会議が不要だとは思いませんが、絶対必用だったと思う会議も多くないと感じてます。

会議は無駄?効率化を図る進め方と目的
決して会議が完全に無駄だとは思いません。コミュニケーションを図ることが出来れば仕事の効率も上がるかもしれません。しかし、無駄だったなと思う会議も山ほど経験してきましたので、必用とされる会議のあり方を考える必要はあると思います。
無駄な会議って?やっぱりコミュ力は必要ですね。

 

 会議が時間を奪うという意識を持つ

デービッド・アトキンソン(たぶんこの人)がこんなこと書いていました。

日本人は他人の財布は盗らないが、他人の時間は盗む
別に日本人じゃなくても、人から時間を奪うことを何とも思わない人はいるでしょう。でも日本人にそういう傾向があるってことでしょうね。

  • 「悪いけど会議出てくれる?」
  • 「ちょっと時間作って出てくれる?」
  • 「参加してくれると助かるのですが?」

何だかんだ言って、会議や集まりに参加させようとする人がいます。私が参加したことがある自治会やPTAでも当たり前のように参加を強制してきます。

相手の時間を奪うという感覚がそもそもありません。

そんな人に出会ったことがない人は、ラッキーかもしれません。もしかしたら、あまり人とかかわる場面が少ないからかもしれません。

私がこういう場面をよく見かけたのが3つあります。

  • 会社での会議
  • 自治会での会議
  • PTAでの会議

仕切ろうとする人は、たくさんの人が集まることで、責任を分散できたり、格好がつくといった理由があるのでしょう。

しかし、いざ参加してみると、一言も意見を求められず、何も発言せず、会議が終了することは幾度となくありました。

どうにかならないものでしょうか?

明らかにムダな会議だと予想されるなら参加しない!断る!
トレードオフについて考えましょう。

その会議に参加することで、当然時間を取られるわけですから、何かをする時間を削ることになります。

それでも「絶対参加したい」というのでなければ、参加しないという選択をできるようになりましょう。

会社であればある程度仕方ありません。断れない環境も多いでしょうから。

上司から会議に出るよう指示されたのに、「私が出る必要があるとは思えないので出席しません」とは言いにくいですよね。

ですので、どうしようもない場合は出席すればいいですが、自分がそういうムダな会議を主催するのはやめようとすることも大切です。

社会的手抜き(リンゲルマン効果)とは?

集団で共同作業を行う場合、参加人数が増えるにつれ、一人当たりのパフォーマンスが低下する現象のこと。

リンゲルマンやラタネの実験が有名ですが、その後もテレビ番組で実験が行われたり、比較的有名な現象かと思われます。

NHK「大心理学実験」という番組でした。今もどこかで動画を見れるのかは不明です。

ある実験では、いくつかのパターンで実験すると、パフォーマンスが落ちない結果も見られたということです。

なぜ、パフォーマンスが落ちなかったかというと、「応援」したんです。

面白いですよね。応援されるとがんばっちゃう。人間くさくていいですね。

これを見て思うことが2つ。

  • 集団になると手抜きをしてしまう傾向がある
  • 人から期待されたり応援されるとがんばれる傾向がある

最初に挙げた会議についてですが、やる気がなくなる要素が満載です。

承認されていない(参加しても誰からも認められない、感謝されない、応援されない)
集団だから手抜きしたなくなる(社会的手抜き)
ただでさえ、集団の人数が増えて手を抜いてしまいがちなのに、さらに誰からも期待も感謝も応援もされなかったら、残るのは不満しかありません。

それも少ない時間を見つけて参加してたら尚更です。

ではどうすれば、有意義な会議になるのでしょうか?

理想の会議は少人数

結論から言いますと、理想の会議は「少人数」でしょう。
4人から6人まででどうでしょうか。

人それぞれ個性が違います。会議に参加して力を発揮する人もいれば、ひたすらプログラムを組むことで力を発揮する人もいます。人前で発言することがものすごいストレスになる人もいます。

いろんな人がいて、人の数だけ個性があります。

私が勤めていた会社では、そんな個性は無視して強制的に会議に参加させ、発言をさせることなく、時間だけ奪っていました。

今でもそういう会議は少なくないことでしょう。むしろ、会議なんてそういう圧倒的にそういうケースのほうが多いのではないでしょうか。

ですので、まずは、会議の参加人数を少なくします。

誰に参加してもらうかはテーマによりますし、プロジェクトによっては、もう少し人数が多いほうがいい場合もあるでしょう。

大切なのは、参加者全員が発言する必要があるか、もしくは聞いておくことが必要であるかということです。

参加者を決める時に、一人ひとり、「なぜこの人が参加する必要があるか」を明確に説明できなければいけません。
そして、その一人ひとりに、「なぜ会議に参加してもらいたいか」をはっきりと伝えたほうがいいでしょう。

一人ひとりに、「参加する意味を説明」し、会議終了後に、一人ひとりに、「会議参加への感謝」を述べる。

会議を主催する人がまずはそこに目を向けることが重要です。

参加して当たり前ではありません。みんなそれぞれの仕事がある中で参加するわけです。

会社なんだし給料貰ってるんだから、参加しろと言われたら参加するのが当然。

そう思うような人が会議を主催すると、不満を抱えている参加者がいるかもしれませんから、気をつけましょう。

では、自治会やPTAのような任意の団体ではどうでしょう。あくまでボランティアです。

私も自治会やPTAにかかわってきましたので、嫌というほど、「ムダな会議」を見てきました。

こういった組織を改革するのは、並大抵の努力では出来ませんので、ここでは言及を避けておき、また理想の自治会、理想のPTAについては書きたいと思います。

会議出席後に有意義な時間だったと思える会議を開くために
今回のテーマは、「社会的手抜き(リンゲルマン効果)」と「他人から認められたいとう承認欲求」です。

組織として会議を開く。珍しいことではありません。必要なこともあるでしょう。

もう一度、今までの会議を振り返ってみましょう。

本当に自分が参加して良かったのか?

もしかしたら自分がいなくても全く影響なかったのではないか?と思ったことはありませんか?

もしあるなら、今後の会議への参加は考えたほうがいいかもしれません。

また、自分が会議を主催する場合は、参加したみんなが、この会議に参加する必要があったか、考えて見ましょう。

会議参加者の中には、社会的手抜き、つまり、これだけ人がいるんだから、自分には関係ないなと思っているかもしれません。
また、参加した人それぞれに、感謝の言葉を一言かけるだけで、その人の思いは違うものになったかもしれません。

結論です。

  • 会議を取り仕切るリーダーが、参加者一人ひとりを大切にする
  • 一人ひとりの役割を明確にし、それをそれぞれに伝える
  • 一人ひとりに感謝の言葉を述べる

可能であれば、会議の人数は4人から6人までと考え、必要に応じては少し増やしてもいいと思います。

理想の会議として書きましたが、完璧な会議はそれぞれかたちが違います。

何となく人を集めるだけの会議を減らすことから始めてみてはいかがでしょうか。

コミュニケーション能力が高い人が会議を仕切る

会議で大切なこと。誰が取り仕切るかということもありますね。

会議でよくあるのが「特定の人だけが話す会議」というものです。

発言力が強いというよりは、会議の場で自分の思いを伝えたいと強く訴えてくる人もいます。

何も発言する気がないのもどうかと思いますが、発言する人が偏りすぎるのも問題があります。

ただ、発言する権利があるわけですから、その人が悪いとも言えません。

問題は会議を取り仕切る人の能力です。

会議の目的にもよりますが、その目的のための舵を切るのはコミュニケーション能力が必要だと思います。

もちろん、いくらコミュ力が高くても新入社員では他の人も納得しないでしょうし、そもそも取り仕切るための知識もまだないでしょう。

会議を誰が取り仕切るかで、その会議の意義が変わってくるのと同じく、親睦会などでも同じように、何のための親睦会だったのかと思われることも時々みかけます。

ただただ親睦会という名の下に人を集めて、みんな自由にコミュニケーション図ってなといったところで、いつも話してる人達と楽しく会話して終わりなんてこともよくあることで。

ちょっとしたアイスブレイク入れてみるなり、取り仕切る人が何らかの工夫をしないと無駄な集まりになりかねません。

コミュ力で良い会議を考える!

コミュニケーション能力で無駄な会議をなくしたい!